Modules de comptabilité intégrés au logiciel Protractor

Aperçu

Chaque édition du logiciel Protractor comprend les mêmes modules de comptabilité intégrés. Étant donné que tous les modules sont inclus, les utilisateurs ont le choix d'utiliser seulement les modules qui répondent aux besoins de leur entreprise. Certaines fonctions de comptabilité d'entreprise ne sont pas offertes dans la version Édition Standard de Protractor.

Vous trouverez ci-dessous une liste des modules de comptabilité les plus courants de toutes les éditions de Protractor :

Comptes clients

Le module Comptes clients (Accounts Receivable) de Protractor offre des fonctions exhaustives et s'intègre parfaitement à la facturation et au grand livre. Les limites de compte peuvent être définies par tout utilisateur de Protractor disposant des privilèges d'accès correspondants. La méthode de tri des comptes peut être choisie par l'utilisateur, c'est-à-dire soit en mode report (Balance Forward), soit en mode solde détaillé (Open Item).

Les comptes à recevoir d'un client peuvent être consultés rapidement par le gestionnaire des contacts de Protractor (Contacts Manager) ou par le gestionnaire de rapports (Reports Manager). Les comptes sont automatiquement classés en ordre chronologique lors du rapprochement de fin de mois. Les paiements des clients peuvent être appliqués au montant des factures en souffrance les plus anciennes (Oldest Outstanding Invoices), aux factures sélectionnées (Selected Invoices) ou simplement au compte (On Account).

Une fonction unique et puissante appelée Afficher les détails (View Details) vous permet de consulter des données historiques de toutes les transactions. Par exemple, vous pouvez utiliser la fonction Afficher les détails pour voir quels paiements ou crédits ont été appliqués partiellement à une facture.

Vous pouvez facturer des frais de service pour les comptes en souffrance de façon automatique ou sélective. Des relevés peuvent être préparés et transmis par courriel ou par courrier. Les rapports détaillés et les sommaires des comptes clients peuvent être préparés, imprimés ou exportés à l'aide du gestionnaire de rapports.

Comptes fournisseurs

Le module Comptes fournisseurs (Accounts Payable) de Protractor offre des fonctions exhaustives et s'intègre parfaitement au système d'approvisionnement et au grand livre. La méthode de tri des comptes peut être choisie par l'utilisateur, c'est-à-dire soit en mode report (Balance Forward), soit en mode solde détaillé (Open Item). Vous pouvez Appliquer les modalités de paiement (Apply Payment Terms) à une facture pour indiquer les dates d'échéance du produit conformément aux ententes conclues entre vous et vos fournisseurs.

Les comptes à recevoir d'un fournisseur peuvent être consultés rapidement par le gestionnaire des contacts de Protractor (Contacts Manager) ou par le gestionnaire de rapports (Reports Manager). Les paiements des clients peuvent être appliqués au montant des factures en souffrance les plus anciennes, aux factures sélectionnées ou simplement au compte.

Une fonction unique et puissante appelée Afficher les détails (View Details) vous permet de consulter des données historiques de toutes les transactions. Par exemple, vous pouvez utiliser la fonction Afficher les détails pour voir quels paiements ou crédits ont été appliqués partiellement à une facture.

Ces outils vous permettent de mettre à jour vos factures et de définir des rajustements par crédit ou débit. Les rapports détaillés et les sommaires des comptes fournisseurs peuvent être préparés, imprimés ou exportés à l'aide du gestionnaire de rapports.

Taxes et autres frais

Il y a un grand nombre de taxes et d'autres frais (Taxes and Other Charges) qu'une entreprise doit recueillir et remettre en vertu de la réglementation fédérale, provinciale et municipale. En outre, il existe de nombreuses méthodes de calcul privilégiées pour calculer ces frais.  Les Taxes et autres frais les plus courants sont déjà définis dans Protractor.

Si nous en avons omis un ou si le gouvernement en ajoute un nouveau, Protractor est équipée d'un outil de création de taxes et autres frais. Le système de facturation de Protractor calcule automatiquement ces taxes et autres frais, et traite les redevances.

Les taxes et autres frais font partie intégrale du grand livre de Protractor, tout comme toutes les transactions financières effectuées dans Protractor.

Vous pouvez également définir, selon vos propres critères, les coûts facturés directement aux clients pour les composants utilisés pour réparer leur véhicule.

Relevé des opérations de caisse et dépôts bancaires

Protractor vous permet de concilier vos opérations de caisse et de préparer vos dépôts bancaires après un quart de travail.  Vous pouvez ainsi très facilement fermer un quart de travail, sans égard à sa durée, des quarts de travail multiples par jour ou des quarts de plusieurs jours ou de plusieurs semaines. La fonction de relevé (conciliation) des opérations de caisse de Protractor est très puissante, interactive et conviviale. Protractor effectue le suivi de toutes les transactions de caisse. Pendant la conciliation, il vous suffit de vérifier vos reçus. Ces outils permettent également de faire le suivi des dépassements et de préparer les dépôts bancaires.

Comptes bancaires

Protractor vous permet d'enregistrer et de contrôler les transactions de tous vos comptes d'entreprise, assurant ainsi un suivi précis et à jour de vos soldes. Lorsque vous recevez vos relevés bancaires, la conciliation est on ne peut plus simple.

Traitement des pièces de reprise (Supplier Cores)

Le module Pièces de reprise permet un suivi des pièces de reprise retirées des véhicules réparés par les techniciens, de sorte que vous puissiez facilement les retourner à vos fournisseurs pour obtenir un crédit. Le suivi des pièces de reprise provenant de votre inventaire physique et de fournisseurs est automatique.

Traitement des marchandises retournées (Returned Goods)

Protractor traite automatiquement les marchandises qui doivent être retournées au fournisseur pour un crédit. Les pièces de reprise et les marchandises retournées sont traitées par la fonction Marchandises retournées (Returned Goods Bin) accessible depuis le gestionnaire des achats (Purchases Manager).

Rapports de gestion et financiers

Vous générez la plupart de vos rapports de gestion et financiers à l'aide de la puissante fonction Gestionnaire de rapports (Reports Manager) de Protractor.  Les rapports sont générés selon un vaste éventail de paramètres et toutes les périodes de rapport sont définies par l'utilisateur.

Vous utilisez le Gestionnaire de rapports pour générer les rapports suivants :

• Sommaire des factures et rapports d'analyse des coûts.
• Rapports sur les taxes et autres frais.
• Rapports sur les ventes, les coûts, l'historique, les prévisions et l'inventaire physique.
• Rapports sur les marchandises retournées.
• Comptes clients et Rapports détaillés et sommaires des comptes à recevoir.
• Nombreux rapports sur les contacts et les véhicules et listes.
• Rapports sur les heures travaillées des techniciens.
• Rappels de service.
• Listes de remerciement.

À l'aide de l'écran Signes vitaux (Vital Signs) de Protractor, vous pouvez imprimer un rapport de ventes et des coûts des marchandises vendues par centre de profit et par catégorie de services pour chaque succursale, chaque division ou pour l'ensemble de l'entreprise. La piste de vérification, le bilan, la balance de vérification, l'état des résultats et la vérification du grand livre sont générés de façon interactive au moyen du gestionnaire du grand livre de Protractor (General Ledger Manager).

Tous les rapports peuvent être personnalisés, imprimés et/ou exportés vers d'autres programmes Windows. En outre, il est facile pour Protractor Services de vous transmettre des rapports personnalisés en fonction de vos besoins.

Immobilisation et compte de passif à long terme du grand livre

Protractor fait usage d'écritures (similaires à celles d'un compte bancaire) pour enregistrer et contrôler les transactions qui ont une incidence sur la valeur de vos actifs (immobilisation) et vos passifs à long terme. Grâce à ces comptes, vous pouvez effectuer le suivi des fluctuations de la valeur de vos actifs (produits d'investissement, biens d'équipement, prêts hypothécaires, marges de crédit et bâtiments).

Grand livre

Protractor comprend de série une liste de comptes de grand livre. Vous pouvez modifier le nom des comptes et les numéroter en fonction de vos besoins.

Une fois que Protractor enregistre une transaction dans la base de données natives applicable, il effectue automatiquement l'écriture de la transaction en débit et/ou en crédit dans la piste de vérification. Chaque écriture à la piste de vérification comporte la date et l'heure de l'enregistrement.

Les comptes du journal général sont des sous-catégories de la piste de vérification qui décrivent les activités par compte. Les totaux du journal général vérifient le total de chaque compte qui est calculé à partir des bases de données natives. Par exemple, la valeur des stocks calculée à partir de la base de données native doit être égale à la somme de toutes les écritures de la piste de vérification du compte correspondant.

Les rapports de la piste de vérification et du journal général affichent le détail de chacune des transactions de votre atelier pendant la période spécifiée. Les rapports peuvent être imprimés ou exportés vers d'autres programmes Windows.

La balance de vérification, le bilan et l'état des résultats sont présentés en format PCGR (principes comptables généralement reconnus) et, lorsqu'ils sont utilisés conjointement avec la piste de vérification, permettent de vérifier la saine gestion comptable de votre entreprise.

Toutes les fonctionnalités et les rapports du grand livre sont accessibles à partir du gestionnaire du grand livre (General Ledger Manager) de Protractor.